CHI È PRONTO AL CAMBIAMENTO?

“Nulla sarà più come prima”, sentiamo questa frase ripetuta come un mantra in tv e sui giornali da settimane. Viviamo una fase di grande difficoltà e incertezza per la quale eravamo tutti impreparati. Aziende paralizzate, distribuzione in difficoltà, consumi in apnea, produttività sospesa. Sono solo alcune delle drammatiche conseguenze che oggi il mondo intero si trova a fronteggiare. Non è la prima volta che il mercato affronta uno stadio evolutivo, ma sicuramente è la prima volta che questa evoluzione coinvolge tutti, nessuno escluso. Non importa in quale settore operi la tua azienda, di sicuro anche tu stai affrontando la sfida del cambiamento. Vediamo quindi quali sono le caratteristiche che deve avere un’azienda per riuscire a superare con successo questa sfida.

Delocalizzare la comunicazione

Il tema della delocalizzazione è spesso utilizzato con valore negativo, ma non sempre è così. Lo stiamo sperimentando in questi giorni, quando i luoghi di lavoro sono chiusi, ma resta l’esigenza di comunicare per mantenere vive le funzioni organizzative. Era un privilegio concesso a pochi nel recente passato, è diventata un’esigenza vitale per tutti oggi. Ma cosa significa comunicare senza un vincolo fisico? Basta davvero aprire un gruppo Whatsapp con i colleghi per avere una comunicazione delocalizzata? Non proprio. La sfida non è spostare su un mezzo tecnologico la comunicazione tradizionale ma adottare un modello organizzativo basato su una nuova cultura comunicativa. Ecco allora che delocalizzare la comunicazione significa prima di tutto dotare le persone di una capacità di gestione del proprio ruolo slegata da supporti materiali e scambi diretti (spesso non formalizzati) in favore di un processo immateriale, organizzato ma dinamico. Si tratta di creare una cultura aziendale che premia lo scambio invece del contributo individuale. Comunicare in modo efficace significa infatti condividere informazioni, ma condividere informazioni, nell’ottica tradizionale, equivale a perdere potere per chi le possiede.

La comunicazione digitale ribalta questo assioma e garantisce potere proprio a chi sa fornire informazioni pertinenti nel momento giusto e nel luogo (virtuale) giusto. Le aziende del futuro non avranno luoghi fisici, ma esisteranno in un tessuto virtuale fatto di scambi comunicativi continui. Solo chi saprà agire in modo valido all’interno di questo tessuto potrà dare valore e forza alla propria azienda.

Cosa occorre (davvero) per comunicare in modo delocalizzato?

Prima di elencare alcuni strumenti utili a gestire in modo immateriale le informazioni, è necessario definire i requisiti necessari perché il processo funzioni. Per prima cosa, va disegnata una mappa dei flussi comunicativi che avvengono in azienda.

●  Cosa accade quando riceviamo un ordine dal cliente?

●  Chi trasforma un’esigenza (es. richiesta di materia prima) in un’azione (es. ordine al fornitore)?

●  Quali sono i passaggi che trasformano un’idea in un progetto e quindi poi in un prodotto?

●  Dove finiscono i materiali realizzati per eseguire ciascuna attività?

●  Questi materiali sono accessibili in formato digitale e da qualsiasi luogo?

Queste sono alcune delle domande per le quali occorre avere risposta prima di passare alla digitalizzazione dei processi. Se infatti queste risposte non sono chiare e definite, l’unico esito garantito della digitalizzazione è l’aumento della complessità, ovvero l’esatto opposto di ciò che si desidera fare. Il pregio del digitale è la sua immaterialità, ma rappresenta anche il suo più grande limite perché ciò che è immateriale non si vede e non può più essere gestito in modo diretto e manuale. Avere una mappa dettagliata e fedele dei processi che compongono le attività organizzative è quindi di vitale importanza affinché il sistema digitale si comporti in modo efficace e prevedibile. Correggere un processo invisibile è ben più difficile rispetto a intervenire tra le scrivanie dell’ufficio, dove tutto passa davanti ai nostri occhi.

Tecnologie agili per un cambiamento facile

Una volta disegnata la mappa dei processi, si può passare a definire quali tecnologie dovranno realizzarla in modo digitale. Vediamo quali sono i punti nei quali conviene da subito investire nel cambiamento.

CRM La gestione dei i clienti è il primo aspetto da rendere accessibile da qualsiasi posizione. Questo i venditori lo sanno bene, ma troppo spesso ciascuno delega alla propria agenda personale il compito di tenere traccia di questi processi. Un CRM in cloud è la prima soluzione da mettere in campo per avere dati affidabili, sempre aggiornati e con nessun limite di accesso, anche in caso di azienda chiusa. Ti suggerisco due tra i migliori CRM che possono essere implementati in breve tempo e senza troppi sforzi:

● vTiger ● Zoho CRM

Team communication

Non si può agire in modo coordinato se non c’è possibilità di parlare. E non si può parlare in modo ordinato se non si usa uno strumento strutturato secondo le logiche di un’organizzazione (no, il gruppo Whatsapp non basta). Per fare questo, esistono oggi numerosi strumenti che vengono incontro alle esigenze di delocalizzazione dei team di lavoro. Tra questi, ti segnalo il migliore perché agile e flessibile al punto da sapersi adattare a qualsiasi contesto:

● Slack

Disponibile anche in versione gratuita, Slack garantisce la possibilità di comunicare in stanze e gruppi così da tenere separati e ordinati i flussi delle conversazioni oltre che dare facile accessibilità a qualsiasi informazione scambiata.

Project management

La gestione dei progetti è senza dubbio l’aspetto più critico da salvaguardare nel momento in cui non si può lavorare in uno stesso luogo. Ogni progetto ha una molteplicità di fattori da tenere sotto controllo: scadenze, assegnazioni di attività, passaggi di consegna, fasi di avanzamento, criticità e blocchi. Uno strumento di project management deve quindi essere versatile e flessibile senza perdere l’impostazione di base per l’avanzamento ordinato delle fasi. Ti segnalo i tre strumenti per il project management che ritengo più efficaci in qualsiasi contesto si lavori:

● Trello ● ClickUp

● Monday

Document sharing e team collaboration

La comunicazione non può prescindere da un buon sistema di condivisione dei documenti e collaborazione nella loro realizzazione. Lo scambio di allegati per email non rappresenta un metodo efficiente, specie quando in più persone devono simultaneamente lavorare sulla stesure di uno stesso file. Per questo motivo occorre scegliere piattaforme tramite le quali si possa lavorare insieme senza sovrapporre revisioni, perdere modifiche o generare confusione tra i differenti passaggi di creazione e revisione. I due strumenti chiave per queste attività sono:

●  Google Drive per la scrittura collaborativa di documenti

●  Dropbox per la condivisione di archivi e l’aggiornamento condiviso dei file

Conclusioni

Con questo articolo mi auguro di averti fornito gli spunti sufficienti per valutare quanto la tua azienda sia predisposta al cambiamento e quali attività puoi mettere in campo fin da subito per migliorare la capacità di adattamento. Oggi, più che in passato, le aziende devono guardare alla propria struttura con l’obiettivo di identificare i punti rigidi per intervenire e renderli fluidi così da poter fronteggiare sfide non sempre prevedibili. Stiamo vivendo un esempio macroscopico di questo fenomeno, ma non è l’unico e non sarà l’ultimo. Meglio quindi agire per avere fin da subito un nuovo modello organizzativo che non soffra in modo drammatico i cambiamenti di scenario ma sappia adattarsi con velocità ed efficacia sia fuori che dentro lo stabilimento.

Federico Gerardi, collabora con Communication Lab, ed è esperto in Digital Communication, Team Management e Funnel Marketing.

Per saperne di più: https://www.federicogerardi.com/